Tre gode grunner til å digitalisere prosjektene dine
Har du tenkt over hvordan prosjektene styres og håndteres i din bedrift? Svaret vil helt sikkert variere, men en blanding av e-post, papir og Excel går ofte igjen. Oppgaver som utføres manuelt tar ofte lengre tid, gir høyere kostnader og dårligere effektivitet. Å ta skrittet mot å heldigitalisere prosjektene kan likevel føles overveldende – og nettopp derfor er det viktig å vite mer om hvorfor og hva du vil få ut av en slik overgang.
Først og fremst, hva er digitalisering?
Digitalisering handler om hvordan vi bruker og utnytter teknologi. Gjennom ulike digitale løsninger kan vi ta i bruk tjenester som forenkler, forbedrer og fornyer måten vi jobber på. Den raske digitale utviklingen byr ikke bare på nye teknologiske muligheter, men også økte forventninger fra forbrukere og samarbeidspartnere. Selv om noen bransjer er kommet lenger på veien enn andre, er digitalisering i stadig større grad både forventet og nødvendig i dagens marked – også i bygg- og anleggsbransjen.
Hva med skyen?
De siste årene har det blitt snakket mye om digitalisering, særlig i kombinasjon med skyen. Enkelt forklart er skyen en databasert tjeneste som lagrer filer og innhold eksternt. Skyen er altså ikke en fysisk enhet, men et enormt nettverk av eksterne servere verden over som er koblet sammen gjennom internett. Dette gjør det mulig å få tilgang til dokumenter og mapper uten å måtte lagre noe lokalt på datamaskinen din.
Ved å bytte ut fysisk lagring med lagring i skyen, kan arbeidsprosessene bli mer effektive, samtidig som du og samarbeidspartnere alltid vil ha tilgang til det dere trenger.
Tre gode grunner:
1. Alltid tilgang til den sist oppdaterte informasjonen – uansett hvor du befinner deg
Forestill deg at du er på byggeplassen og har behov for å sjekke tegningsunderlag eller få status på en avklaring. I mylderet av e-poster, permer og papir er det lettere sagt enn gjort å finne informasjonen du leter etter. Mangelen på struktur og oversikt er frustrerende, men også noe mange kan kjenne seg igjen i.
En av de største fordelene ved å digitalisere prosjektene, er at du får tilgang til det du trenger –uavhengig av hvor du befinner deg. Det betyr at du like enkelt kan hente opp relevante dokumenter på byggeplassen som fra kontorpulten eller møterommet.
2. Sømløst samarbeid
Enten prosjektet er stort eller lite, er sannsynligheten stor for at flere mennesker er involvert i prosjektet samtidig. Ved å digitalisere prosjektene er det enklere å dele viktig informasjon og kommunisere med andre i teamet – og dermed sikre et tett og sømløst samarbeid på tvers av avdelinger og fagområder.
3. Bedre kontroll og dypere innsikt
For å drive et prosjekt fremover er vi avhengig av oversikt og kontroll. Gjennom et digitalt prosjektstyringsverktøy kan du enklere planlegge, fordele oppgaver og definere ansvarsområder. Det gir langt større muligheter for å utnytte ressursene best mulig og dermed øke både lønnsomhet og kvalitet.
